Monet yrittäjät pitävät taloushallinnon kumppanin vaihtamista raskaana ja monimutkaisena prosessina, jota lykätään vuodesta toiseen. Todellisuudessa kirjanpitäjän vaihtaminen on nykyään helppoa ja suoraviivaista. Jos nykyinen palvelu ei enää tue yrityksen kasvua tai arjen rutiinit tuntuvat kankeilta, odottaminen vain kuluttaa voimavaroja. Oikein valittu asiantunteva kumppani ottaa vastuun koko siirtymästä. Näin säästyt hallinnolliselta stressiltä ja voit keskittyä täysin omaan liiketoimintaasi.
Tunnista merkit, jotka kertovat tarpeesta vaihtaa kirjanpitäjää
Moni yrittäjä pitää kirjanpitoa vain lakisääteisenä kulueränä, josta on suoriuduttava kuukausittain. Nykyaikaisen taloushallinnon tulisi kuitenkin tarjota aktiivista tukea, kehitysehdotuksia ja sujuvaa viestintää. Jos yhteydenottoihin vastataan jatkuvasti päivien viiveellä tai kirjanpito vaatii edelleen paperisten kuittien ja tositteiden manuaalista toimittamista, on aika arvioida tilannetta uudelleen.
Tyypillisiä muutoksen tarpeesta kertovia merkkejä ovat epäselvä hinnoittelu, jossa jokaisesta lyhyestä puhelusta tai sähköpostiviestistä ilmestyy erillinen lisälasku, sekä aloitteellisuuden puute. Jos kumppani ei koskaan ehdota verotuksellisesti järkevämpiä ratkaisuja tai nykyaikaisia digitaalisia työkaluja työn tehostamiseksi, yritys jää helposti jälkeen kehityksestä. Kun tavoitteena on löytää dynaamisempi ote talouden seurantaan, Tampereella ja muissa kasvukeskuksissa toimiva asiantunteva tilitoimisto pystyy tarjoamaan palvelua, jossa taloushallinto tukee suoraan yrityksen kasvua.
Seuraa vastausaikoja ja yhteydenpidon laatua. Jos joudut jatkuvasti kyselemään Verohallinnon määräaikojen perään tai odottamaan vastausta yksinkertaisiin kysymyksiin useita päiviä, viestintä ei ole vaadittavalla tasolla.
Taloushallinnon kumppanin voi vaihtaa joustavasti myös kesken tilikauden
Yhä elää käsitys, että tilitoimistoa voi vaihtaa ainoastaan tilikauden päättyessä. Tämä luulo saa monet yrittäjät sietämään puutteellista palvelua kuukausikaupalla turhaan. Todellisuudessa taloushallinnon kumppanin vaihto on täysin mahdollista toteuttaa joustavasti milloin tahansa vuoden aikana.
Nykyaikainen, sähköinen taloushallinto ja pilvipohjaiset ohjelmistot tekevät siirtymästä suoraviivaisen. Raportit, pääkirjat ja alkusaldot siirtyvät järjestelmästä toiseen digitaalisesti ja ilman katkoja. Siirto toteutetaan siten, että edellinen kumppani ajaa kirjanpidon ajan tasalle sovittuun katkopäivään asti, minkä jälkeen uusi kumppani ottaa nämä saldot vastaan omaan järjestelmäänsä. Tämä varmistaa, ettei yrityksen laskutukseen tai arkeen tule keskeytyksiä.
Näin siirtymä uuteen kumppaniin etenee käytännössä
Monet yrittäjät pelkäävät, että siirtoprosessi vaatii heiltä valtavasti työtunteja, teknistä säätämistä tai yhteydenpitoa vanhaan toimistoon. Todellisuudessa suurin osa käytännön työstä ei jää yrittäjän harteille, sillä uusi kumppani ottaa koordinoivan roolin koko siirtymän ajan. Kun kumppaniksi valitaan ammattitaitoinen kirjanpito Tampereella, prosessi etenee selkeiden vaiheiden kautta:
Nykyisen sopimuksen irtisanominen
Yrittäjä toimittaa kirjallisen irtisanomisilmoituksen nykyiselle toimistolleen. Sopimus päättyy irtisanomisajan jälkeen, joka on tyypillisesti yhdestä kolmeen kuukautta.
Uuden sopimuksen solmiminen
Uuden taloushallinnon kumppanin kanssa sovitaan palvelun laajuudesta, käytettävistä järjestelmistä sekä tarkasta aloituspäivämäärästä.
Valtuutukset ja käyttöoikeudet
Uudelle tilitoimistolle annetaan tarvittavat Suomi.fi-valtuutukset viranomaisilmoituksia varten sekä käyttöoikeudet sähköiseen taloushallinto-ohjelmistoon.
Aineistojen ja alkusaldon siirto
Uusi toimisto huolehtii historiatietojen, tiliotteiden ja edellisen kauden päättyneiden saldojen siirrosta uuteen järjestelmään. Tämän jälkeen arki jatkuu ilman ylimääräistä vaivaa.
Nykyaikainen automaatio suoraviivaistaa yrittäjän arjen rutiineja
Nykyaikaisessa taloushallinnossa paperikuittien säästäminen kansioissa on taakse jäänyttä elämää. Kun yrityksen taloushallinto digitalisoidaan, arjen rutiinit helpottuvat huomattavasti. Raskaat työvaiheet ja manuaalinen tietojen syöttäminen korvautuvat automaatioratkaisuilla, jotka säästävät aikaa ja vaivaa.
Yksi arjen suurimmista helpotuksista on kuittisovellus. Kun kuvaat kuitin heti oston jälkeen älypuhelimellasi, ohjelmisto lukee siitä automaattisesti päivämäärän, summan ja arvonlisäveron osuuden. Kuitti siirtyy suoraan kirjanpitoon, eikä sinun tarvitsee säilyttää paperilappuja lompakossa tai pelätä niiden katoamista. Samalla varmistat, että kaikki lailliset verovähennykset tulevat varmasti hyödynnetyiksi.
Myös pankkiyhteyksien automaatio vähentää rutiinitöitä. Tiliotteet ja viitemaksut siirtyvät pankista suoraan taloushallinto-ohjelmaan, joka kohdistaa myyntilaskut maksetuiksi asiakkaiden suoritusten mukaan. Ajantasainen tilanne näkyy suoraan järjestelmässä, joten verkkopankissa ei tarvitse vierailla vain maksuja tarkistelemassa. Ostolaskut puolestaan saapuvat suoraan verkkolaskuina, jolloin niiden hyväksyminen ja maksaminen onnistuu muutamalla klikkauksella myös tien päältä.
Ajantasainen taloushallinto auttaa ennustamaan kassavirtaa menneisyyden tuijottamisen sijaan
Perinteisessä tilitoimistomallissa kuukausiraportit ja arvonlisäverolaskelmat valmistuvat usein vasta viikkojen viiveellä kuukauden päättymisestä. Tällöin päätöksiä joudutaan tekemään vanhentuneen tiedon pohjalta, mikä tekee tulevaisuuden ennakoimisesta epävarmaa ja riskialtista.
Ajantasainen taloushallinto taas tuo yrityksen talousluvut tähän hetkeen. Kun ostolaskut, myynnit ja tiliotteet päivittyvät järjestelmään jatkuvasti, käytössäsi on aina tuore näkymä yrityksen todellisesta taloustilanteesta. Tämän pohjalta on helppo laatia selkeä kassavirtaennuste. Järjestelmän näkymästä selviää heti, paljonko rahaa tilillä on, mitä laskuja on erääntymässä ja kuinka paljon myyntisaatavia on kotiutumassa lähiaikoina.
Ajantasaisen datan avulla markkinoiden muutoksiin on helppo reagoida nopeasti. Investoinnit voidaan tehdä oikeaan aikaan, ja yrityksellä säilyy riittävästi käyttöpääomaa velvoitteiden hoitamiseen.
Ulkoista siirtoprosessi uudelle kumppanille ilman vaivaa
Vaikka tarve kirjanpitäjän vaihtamiseen olisi ilmeinen, moni yrittäjä lykkää päätöstä hallinnollisen työn ja teknisten haasteiden pelossa. Todellisuudessa uuden kumppanin valinta on tehty erittäin helpoksi. Osaava ja nykyaikainen tilitoimisto ottaa vastuun siirtovaiheen kaikista yksityiskohdista.
Uusi tilitoimisto ottaa kokonaisvastuun käytännön järjestelyistä avaimet käteen -periaatteella. Puolestasi hoidetaan yhteydenpito vanhaan toimistoon, sähköisten taloushallintaohjelmistojen avaaminen sekä alkusaldojen ja historiatietojen siirto uuteen järjestelmään. Yrityksen arki ja laskutus rullaavat täysin keskeytyksettä taustalla tehtävän työn aikana.
Yhteistyö uuden kumppanin kanssa käynnistyy kartoituksella, jossa käydään läpi yrityksen nykytila ja kehityskohteet. Kun valintasi on asiantunteva tilitoimisto Tampereella tai muussa kasvukeskuksessa, saat käyttöösi nykyaikaiset työkalut ja henkilökohtaisen asiantuntijan tuen. Näin voit keskittyä täysin oman yrityksesi ydintoimintaan.
Haluatko vaihtaa tilitoimistoa helposti ja vaivattomasti?
Briviko Oy tekee tilitoimiston vaihdosta suoraviivaista. Otamme vastuun käytännön järjestelyistä ja hoidamme yhteydenpidon vanhaan kirjanpitäjääsi, jotta voit keskittyä omaan liiketoimintaasi. Ota yhteyttä, niin siirretään yrityksesi taloushallinto kerralla nykyaikaan.